Politique de confidentialité

1.Qui est responsable de vos données

Le responsable du traitement est l’éditeur d’ExRabbit, joignable à contact@exrabbit.online. C’est à cette adresse que s’exerce tout ce qui suit.

Il n’y a pas de délégué à la protection des données : la structure n’atteint pas les seuils qui l’imposent. Vos demandes vont donc directement à l’éditeur.

2.Ce qui est collecté

Rien n’est collecté à votre insu : tout vient de ce que vous saisissez ou photographiez, sauf la dernière ligne.

• Votre compte : nom, adresse e-mail, rôle dans l’organisation, et un mot de passe que nous ne voyons jamais en clair.
• Vos dépenses : marchand, date, montant, devise, taux de change et sa date, catégorie, et les notes que vous écrivez.
• Vos justificatifs : les photos et les PDF que vous joignez. Ils peuvent contenir bien plus que le montant — une adresse, un numéro de carte partiellement masqué, les plats commandés.
• Les noms de convives, quand l’agent vous les demande pour un repas d’affaires et que vous les écrivez. Ce sont des données concernant des tiers : ne renseignez que ce qui est nécessaire.
• Le journal des modifications : qui a changé quoi et quand, pour que la pièce reste défendable en cas de contrôle.
• Les traces de l’agent de conformité : la dépense examinée, les outils appelés, le verdict rendu et sa source.
• Les journaux techniques du serveur : adresse IP et horodatage des requêtes, conservés par notre hébergeur pour la sécurité.

3.Pourquoi, et sur quelle base légale

Chaque usage a une base, et elles ne se valent pas : ce qui repose sur le contrat ne peut pas être refusé sans renoncer au service, ce qui repose sur le consentement peut être retiré à tout moment.

• Exécution du contrat : tenir vos dépenses, convertir les devises, faire fonctionner l’examen de conformité, produire les demandes de paiement. Sans ces traitements, il n’y a pas de service.
• Obligation légale : la conservation des justificatifs, que la réglementation française impose pendant dix ans.
• Intérêt légitime : la sécurité de la plateforme, le journal des modifications, et la prévention des abus (les plafonds d’usage de l’agent).
• Consentement : rien pour l’instant. Il n’y a ni prospection, ni traqueur publicitaire, ni profilage. Si cela change, la case sera séparée et refusable.

4.Qui d’autre les traite, et où

ExRabbit ne fonctionne pas seul. Voici la liste complète des sous-traitants, avec ce qu’ils reçoivent — et le pays, parce que c’est la question qui compte pour un transfert.

• Supabase : hébergement de la base de données, de l’authentification et des justificatifs. Les données sont dans la région de Londres, au Royaume-Uni, couvert par une décision d’adéquation de la Commission européenne.
• OpenAI, États-Unis : lit vos reçus pour en extraire marchand, date et montant, et fait tourner l’agent de conformité. L’image du justificatif et les informations de la dépense examinée lui sont donc transmises. OpenAI s’engage, pour son interface de programmation, à ne pas utiliser ces contenus pour entraîner ses modèles. Le transfert hors Union européenne s’appuie sur les clauses contractuelles types.
• L’hébergeur de l’application web : sert les pages et conserve des journaux techniques. Aucune dépense ne transite par lui autrement que chiffrée vers votre navigateur.

5.Ce que nous ne faisons pas

Nous ne vendons ni ne louons vos données, à personne, sous aucune forme, y compris agrégée. Nous ne les utilisons pas pour entraîner un modèle. Nous ne faisons pas de publicité et n’installons aucun traqueur.

Les seuls témoins de connexion déposés sont ceux qui maintiennent votre session ouverte. Ils sont nécessaires au fonctionnement : les refuser revient à ne pas pouvoir se connecter, c’est pourquoi aucune bannière ne vous demande votre avis.

6.Combien de temps

Vos dépenses et vos justificatifs sont conservés tant que votre compte existe, et au moins dix ans pour les justificatifs, parce que la loi l’exige. Ce délai vous protège autant qu’il nous oblige : c’est la durée pendant laquelle un contrôle peut vous les demander.

Le journal des modifications suit la même durée que les dépenses qu’il documente. Les traces de l’agent sont conservées deux ans. Les journaux techniques de l’hébergeur, quelques semaines.

À la suppression de votre compte, les données sont effacées, sauf ce que la conservation légale impose de garder — et dans ce cas elles ne servent plus qu’à ça.

7.Vos droits, et comment les exercer

Vous pouvez demander l’accès à vos données, leur rectification, leur effacement, la limitation de leur traitement, et vous opposer à un traitement fondé sur l’intérêt légitime. Écrivez à contact@exrabbit.online : nous répondons dans un délai d’un mois.

La portabilité n’a pas besoin de nous : dans Réglages, « Exporter mes données » vous rend l’intégralité de vos dépenses en CSV, taux figés compris, immédiatement et sans demande préalable.

Si notre réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez saisir la CNIL — www.cnil.fr — ou l’autorité de protection des données de votre pays de résidence.

8.La sécurité, et ses limites

Le cloisonnement entre organisations est posé dans la base de données, pas seulement dans le code de l’application : une organisation ne peut pas lire les lignes d’une autre, y compris dans le stockage des photos. Les justificatifs vivent dans un espace privé, accessibles seulement par un lien signé valable une heure.

Ce que nous ne pouvons pas promettre : aucune certification d’archivage à valeur probante, et aucun chiffrement de bout en bout qui nous empêcherait techniquement de lire vos justificatifs — l’extraction automatique et l’examen de conformité supposent de pouvoir les lire.

9.Les modifications de ce document

Chaque version porte une date. Quand le fond change, la nouvelle version vous est présentée à la connexion, et l’acceptation est enregistrée avec sa date et son numéro — c’est ce qui permet de savoir à quel texte vous avez dit oui.

Les versions antérieures restent dans l’historique public du code du produit.